Назначение

Gelicon Conference – это система управления совещаниями. Предназначена для автоматизации процессов планирования, проведения, фиксации результатов совещаний, проводимых в организациях различного масштаба и типа.

Ключевые особенности

Ключевым отличием от уже существующих подобных систем на рынке является реализованная автоматизация функций проведения совещания. При проведении совещания на экранах устройств пользователей-участников совещания отображается аудиовизуальный ряд, состоящий из материалов сценария (повестки) совещания. При этом на каждом шаге сценария могут отображаться материалы различных форматов и источников – документы Microsoft Office, документы PDF, отчеты из BI или прочих учетных систем организации (HTML-вид), видеоролики, изображения.

В системе предусмотрено одновременное проведение нескольких независимых совещаний (совещательные комнаты). Количество одновременных совещаний не ограничено возможностями системы.

Также особенностью является возможность проведения совещаний в системе в нескольких режимах:

1. Стационарный – режим, когда все участники совещания находятся в одном помещении и на одном экране отображается один для всех участников сценарий совещания.
2. Распределённый – режим, когда участники совещания могут находится в разных местах и использовать различные устройства для доступа к системе. На экранах устройств отображается один для всех участников сценарий совещания.
3. Автоматический – режим, в котором материалы по заданному сценарию отображаются на устройствах автоматически, ротация материалов производится циклически, при этом на каждом цикле материалы из внешних источников обновляются. Данный режим может применяться для отображения какой-либо отчетности, KPI, извещений для некоторых групп лиц – на панелях в цехах, на панелях показателей для руководства и т.д.

Архитектура системы

Функционально система состоит из следующих подсистем:

• Подсистема администрирования;
• Подсистема управления типовыми сценариями совещаний;
• Подсистема модерации (планирование и управление совещаниями);
• Подсистема отображения сценария совещания;
• Подсистема хранения данных.

Техническая архитектура системы состоит из сервера приложений, сервера Office Web Apps и каналов связи.

Система реализована в виде современного веб-приложения, доступного для использования во всех современных браузерах, на стационарных рабочих станциях и на мобильных устройствах.

Основные функции системы

Функциональность системы распределена по модулям, доступ на которые предоставляется пользователям системы на основе ролевой модели.

Для пользователей могут быть назначены следующие роли:

• Администратор – технический специалист, осуществляющий ввод учетных записей пользователей и назначающий им права доступа к системе;
• Редактор сценариев – сотрудник, осуществляющий ввод типовых сценариев совещаний;
• Модератор – сотрудник, осуществляющий планирование и проведение совещаний, согласно установленных регламентов;
• Участник совещания – сотрудник или внешний участник, приглашаемый на конкретные совещания.

Модуль «Администрирование» предназначен для создания, редактирования, удаления учетных записей пользователя. Каждому пользователю может быть назначена одна или несколько ролей. Роли распределяются напрямую, администратором системы. Пользователю доступны для выполнения те функции, которые доступны для совокупности назначенных ему ролей.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Модуль «Редактор сценариев» предназначен для создания, редактирования, удаления типовых сценариев проведения совещаний. Типовой сценарий, созданный в данном модуле, далее может быть использован в модуле «Модератор» при планировании новых совещаний. Типовой сценарий сохраняется в библиотеке типовых сценариев, предназначен для использования в периодически повторяющихся совещаниях.

При создании сценария используются элементы в нотации BPMN.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Модуль «Модератор» предназначен для создания, подготовки, проведения совещаний. В модуле выполняются функции добавления участников, подготовки материалов по шагам совещания, регистрации участников, показа материалов, голосования по вопросам повестки, формирования протокола совещания.

Работа с совещанием разделена на несколько процессов:

1. Создание совещание.
2. Подготовка совещания.
3. Проведение совещания.

При создании совещание создается и записывается в базу данных Системы.

При подготовке нового совещания выбирается сценарий совещания из библиотеки типовых сценариев, который может быть изменен по месту для конкретного совещания. Также выбираются  участники совещания с указанием ФИО и должности, из списка пользователей системы либо вводятся вручную.

Для проведения совещания модератор выбирает подготовленное совещание и активирует его с помощью специальной функции «Начать совещание». Схема проведения совещания приведена на рисунке:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Модуль «Участник» разработан как модуль, позволяющий участникам совещания участвовать в совещании. При входе в систему с ролью «Участник» пользователь имеет возможность выбрать совещание, в котором он может участвовать. Далее происходит просмотр совещания в интерактивном режиме.

 

 

 

 

 

 

Системные требования

Минимальные требования к серверу приложений:

• процессор, по производительности аналогичный Intel Xeon Processor E3-1230 v3 3.3 Ghz (4 ядра);
• оперативное запоминающее устройство 4 Gb;
• объём доступного дискового пространства – не менее 100Gb;
• серверная операционная система семейств Windows Server (Windows 2008 Server R2 и выше) или Linux (Red Hat Enterprise Linux, Suse Linux Enterprise Server, Ubuntu Server Edition);
• программное обеспечение сервера приложений на базе JDK 1.8, Apache Tomcat 8.0.
• промышленная система управления реляционными базами данных (Oracle 11.2 Standard Edition, Firebird SQL Server 3.0 или другая).

Минимальные требования к серверу Office Web Apps:

• процессор, по производительности аналогичный Intel Xeon Processor E3-1230 v3 3.3 Ghz (4 ядра);
• оперативное запоминающее устройство 8 Gb;
• объём доступного дискового пространства – не менее 100Gb;
• серверная операционная система Windows Server 2008 R2 Enterprise (сборка 7601);
• .NET Framework 4.5;
• веб-сервер IIS;
• Windows PowerShell 3.0;
• Microsoft Office Web Apps.

Возможно использование виртуализации размещения сервера приложений и сервера Office Web Apps.

Требования к программному обеспечению клиентских рабочих станций:

• браузеры: Internet Explorer версии 10.0 и выше, Mozilla Firefox (последних версий), Opera (последних версий) и Opera Mobile, Google Chrome (последних версий), Safari (последних версий), Yandex (последних версий).

Минимальные требования к каналам связи – 10 Мбит/с.