ПАО «Т Плюс» — крупнейшая российская частная компания, работающая в сфере электроэнергетики и теплоснабжения, является частью группы «Ренова».

Работа предприятий компании «Т Плюс» требует использования значительного объема автотранспорта и спецтехники в круглосуточном режиме. Ежедневно эксплуатируются тысячи единиц транспортных средств различных типов, годовой объем заявок на транспорт составляет сотни тысяч, бюджет на транспортные расходы исчисляется миллиардами рублей. Для оптимизации процессов транспортной логистики выделена отдельная автотранспортная компания, предоставляющая заказчикам как собственную технику, так транспортные средства субподрядчиков.

Стратегия цифровой трансформации ПАО «Т Плюс» охватывает практически все бизнес-процессы компании, в т.ч. и задачи транспортной логистики. В ходе аудита данного направления были выявлена следующая проблематика, связанная с управлением транспортом:

• Разрозненные каналы поступления информации;
• Отсутствие единых правил сбора, обработки и согласования заявок на предоставление транспорта;
• Большой объем бумажного документооборота;
• Дублирование операций;
• Отсутствие достоверной информации по реальной загрузке транспорта при выполнении задач;
• Отсутствие возможности получать оперативную информацию о местонахождении транспортных средств различным группам специалистов;
• Длительное получение обратной связи от диспетчера транспортной компании;
• Отсутствие технических средств верификации путевых листов;
• Неудовлетворительная бизнес-аналитика. Отчетность, предоставляемая автотранспортной компанией, не удовлетворяет потребностям заказчика по форме, объему и срокам предоставляемых данных. Данные необходимые Заказчику для анализа собираются из разрозненных источников вручную, отчеты формируются с помощью инструментов Excel.

Анализ существующих решений управления транспортом показал, что на рынке отсутствуют программные продукты, способные в полной мере обеспечить требуемый уровень цифровизации. Подавляющее количество существующих систем управления транспортом ориентированы на цифровизацию бизнес-процессов транспортной компании, и не позволяют реализовать необходимый уровень планирования и контроля использования технички со стороны заказчика транспортных услуг. В связи было принято решение о создании комплексного решения цифровизации процессов транспортной логистики. Исполнителем проекта был выбран российский разработчик программного обеспечения компания «Геликон Консалтинг», имеющая большой опыт выполнения сложных проектов «под ключ», включающего в себя как разработку методологии, так и специализированного программного обеспечения.

 

Цели проекта:

• Цифровизация процессов управления автотранспортом со стороны заказчика и исполнителя транспортных услуг.
• Повышение эффективности технологических процессов с использованием транспорта, в т.ч. минимизация временных и материальных затрат на выполнение процессов, связанных с использованием транспорта
• Повышение качества обслуживания и управляемости процессами на стороне заказчика и поставщика транспортных услуг

Задачи проекта:

• Цифровизация процессов подачи заявок на предоставление транспорта, контроля выполнения автоперевозок и организации транспортного обслуживания.
• Сокращение время подачи заявки и получения обратной связи от перевозчика.
• Сокращение числа участников процесса и стадии жизненного цикла заявки за счет внедрения автоматических процедур: приоретизации заявок на предоставление транспорта, согласования и принятия решений, передачи заявок исполнителю, подбора транспорта и поиск альтернативных решений по исполнению, получения обратной связи от перевозчика.
• Внедрение эффективной системы контроля и ограничений при заказе и использовании транспорта.
• Обеспечение контроля достоверности данных в автоматическом режиме, в частности проверки соответствия фактических показателей путевых листов и данных объективного контроля (ГЛОНАСС/GPS).
• Обеспечение анализа ритмичности работы, загруженности автотранспорта и эффективности его использования.
• Обеспечение формирования рейтинга эффективных заказчиков транспортных услуг на основе разработанных алгоритмов эффективности.
• Обеспечение анализа места базирования автотранспорта, маршрутов движения автотранспорта с целью повышения качества логистики.
• Сокращение бумажного документооборота и ручных операций за счет цифровизации процессов

 

Пилотный проект был выполнен в установленные сроки и в соответствии с требованиями Заказчика. Созданная система «Автоконтроль» обладает следующий функциональностью

• Формирование лимитов затрат по подразделениям заказчика транспортных услуг:
  • Формирование структуры лимитов с помощью конструктора лимитов;
  • Функции загрузки значений лимитов по натуральным и стоимостным показателям;
  • Контроль исполнения лимитов, распределение лимитов между подразделениями
• Формирование заявок на транспорт:
  • Централизованная регистрация и консолидация заявок на транспорт с использованием единой НСИ;
  • Автоматический подбор подходящих транспортных средств с учетом информации об их доступности;
  • Возможность формирования заявок на транспорт по требованиям к использованию автотранспорта и спецтехники на основании типовых технологий;
  • Построение планового маршрута и расчет планового пробега по заявкам;
  • Расчет предварительной стоимости заявок по плановым машино-часам и пробегу с учетом оптимального маршрута и наименьшего тарифа
  • Контроль лимитов при создании заявки на транспорт;
  • Согласование заявок в едином центре со стороны заказчика с автоматической передачей в автотранспортную компанию;
  • Получение обратной связи от перевозчика в автоматическом режиме о приеме/отклонении заявки, назначенном транспорте, водителе
  • Ведение реестра заявок на транспорт с возможностью анализа данных
• Исполнение заявок:
  • Возможность автоматической обработки поступивших заявок диспетчером транспортной компании;
  • Автоматическая выгрузка заявок в учетную систему транспортной компании для выписки путевых листов;
  • Автоматическая загрузка выписанных и закрытых путевых листов из учетной системы транспортной компании;
  • Загрузка фактических затрат по услугам третьих лиц (субподрядчики транспортной компании);
  • Контроль фактических расходов на всех уровнях заказчика: заявитель, контролер, руководитель
  • Получение аналитик в разрезе заявок, путевых листов, подразделений, транспортных средств, категорий транспортных средств
  • Получение оперативной информации о загрузке транспорта, недоступности транспорта и причинах недоступности
  • Контроль и сравнение планового и фактического маршрутов

 

Результаты проекта:

• Для заказчика автотранспортных услуг
  • Комплексное решение задачи управления транспортными работами
  • Повышение качества планирования транспортных расходов на основе статистических данных
  • Рациональное использование транспортных средств за счет оптимизации маршрутов, «дозагрузки» транспорта, сокращения простоев
  • Оптимизация расходов, оперативное перераспределение лимитов между подразделениями
  • Многоуровневый контроль стоимости транспортных услуг
  • Достоверные объемы оказанных услуг, исключение приписок
  • Единое информационное пространство, взаимодействие с перевозчиком через различные интерфейсы
• Для исполнителя автотранспортных услуг
  • Эффективное использование автопарка
  • Эффективная диспетчеризация, повышение скорости обработки заявок
  • Получение диспетчером исчерпывающей информации по каждой заявке через интерфейс системы, водителем через интерфейс мобильного приложения
  • Получение дополнительных аналитик за счет отчетности системы: анализ эффективного места базирования, грузоперевозки, контроль загруженности и ритмичности работы транспорта, анализ исполнения заявок и т.п.
  • Контроль качества транспортной работы (функция оценки исполнения заявки со стороны заказчика)

 

Эффекты цифровизации:

• Сокращение времени реагирования на аварийные и срочные заявки за счет возможности переброски транспортных средств без привлечения диспетчера со стороны перевозчика;
• Повышение прозрачности процедуры верификации закрытых путевых листов за счет анализа обязательной связи с заявками, по которым выполнялись работы;
• Уменьшение «необоснованных» возвращений техники в гараж за счет оперативных данных у контролеров и возможности оперативной переброски транспортных средств на другое место работы;
• Повышение прозрачности затрат по услугам, выполняемым субподрядчиками, за счет обязательной связи услуг и заявок;
• Повышение оперативности взаимодействия заявителя и водителя за счет мобильных приложений и информации в онлайн-режиме о текущей загруженности/доступности транспорта;
• Повышение трудовой дисциплины за счет внедрения типовых правил, действующих в рамках выполнения сессии планирования для сбора плановых заявок на следующий период
• Повышение уровня информирования заявителей и контролеров о стоимости услуг за счет автоматического расчета предварительной стоимости в момент формирования заявки;
• Уменьшение стоимости услуг за счет автоматического подбора транспортных средств в момент формирования заявки исходя из минимальной стоимости;
• Повышение прозрачности при разборе спорных ситуаций за счет возможности обращения к информации, хранящийся в системе по каждой заявке и путевому листу