Компания Геликон Про по заказу группы компаний ЭКС разработала систему для организации эффективной работы с заявками арендаторов на услуги по поддержанию эксплуатационных свойств помещений.

Группа компаний ЭКС – многопрофильный холдинг, специализирующий на девелопменте и управлении коммерческой недвижимостью в сфере ритейла. Общая площадь десятков эксплуатируемых магазинов и торгово-развлекательных комплексов насчитывает сотни тысяч квадратных метров. В ходе своей работы специалистам ГК «ЭКС» приходится сталкиваться с множеством разнообразных задач, в том числе связанных с обеспечением поддержания эксплуатационных свойств коммерческой недвижимости и оперативным реагированием на обращения арендаторов по вопросам с использования торговых помещений.
Решение этих задач включает в себя значительный поток информации и документов, а также требует четких, своевременных и скоординированных действий служб эксплуатации и аренды.
В связи с этим руководством ГК «ЭКС» было принято решение о создании специального инструмента – информационной системы, предназначенной для организации эффективной работы с заявками арендаторов на услуги по поддержанию эксплуатационных свойств, сдаваемых в аренду помещений. Система должна была позволять арендаторам быстро и удобно информировать о возникших у него проблемах, а арендодателю давать эффективный инструмент сбора, исполнения и анализа всех заявок арендаторов. Анализ рынка CAFM-систем (Computer-Aided Facilities Management) – именно этот класс информационных систем предназначен для автоматизации задач, связанных с управлением коммерческой недвижимостью – показал, что на российском рынке отсутствуют, удовлетворяющие сформированным требованиям, программные продукты. Отечественные разработки ориентированы на коммерческую составляющую – расчет арендных ставок, а зарубежные CAFM-системы имеют сложности с локализацией и достаточно дороги. В результате чего был выбран вариант создания программного комплекса под заказ.

Разработка и внедрение программного комплекса «Управление заявками» были доверены компании Геликон Про, имеющей многолетний успешный опыт автоматизации бизнес-процессов предприятий различных сфер деятельности. В рамках проекта специалисты исполнителя провели комплексное обследование бизнес-процессов заказчика, сформировали детальные требования к перспективной информационной системе, на основании которых было разработано техническое задание на разработку. В соответствии с техническим заданием было разработаны программные компоненты системы, позволяющие пользователям работать в единой базе данных с любого устройства, имеющего выход в интернет и интернет-браузер. Также был создан полный пакет сопутствующей пользовательской и технической документации. На заключительном этапе проекта была настроена автоматическая интеграция программного комплекса «Управление заявками» с информационными системами, работающими на предприятиях заказчика, проведено обучение пользователей, а также тестирование и запуск системы в промышленную эксплуатацию.

Функциональные возможности созданного программного комплекса позволяют автоматизировать следующие бизнес-процессы:

• создание заявок, просмотр их состояния и принятие выполненных работ для заявителей;
• формирование единого реестра заявок, их сортировка и обработка, отправка заявок на исполнение с назначением ответственного инженера для диспетчеров;
• формирование списка работ по заявкам и назначение исполнителей, контроль результатов выполнения работ для инженеров;
• просмотр работ, назначенных исполнителю, возврат заявки инженеру или выполнение и установка отметки о фактическом выполнении заявки для исполнителей;
• формирование выборок по заданным параметрам и анализ собранных и исполненных заявок для руководителей.

Особое вынимание при разработке комплекса «Управление заявками» было уделено административному модулю. С его помощью специалисты ГК «ЭКС» могут сами, посредством удобного интерфейса, настроить любые типы заявок, и маршруты их согласования и исполнения; создать и отредактировать нормативы на выполнение работ и прочие справочные данные; выбрать варианты и параметры рассылки уведомлений, а также настроить права доступа в зависимости от объектов недвижимости и ролей пользователей.

Результатами внедрения программного комплекса «Управление заявками» в группе компаний «ЭКС» станет:

• централизация сбора заявок на сопровождение коммерческой недвижимости;
• унификация процессов обработки и исполнения заявок;
• контроль качества и сроков исполнения заявок;
• анализ принятых заявок и выявление «узких» мест;
• контроль и анализ работы подрядчиков;
• сокращение трудозатрат на работу с обращениями заявителей;
• повышение эффективности использования торговых площадей.

Задачи были выполнены в полном объеме и в срок. В дальнейшем планируется продолжить сотрудничество с компанией Геликон Про, как по расширению функциональности программного комплекса «Управление заявками» в части работы с данными о технологических сетях и коммуникациях объектов коммерческой недвижимости, так и по другим задачам.