Система бюджетирования АО "Пермэнерго"
Для целей финансового управления в АО "Пермэнерго" используется бюджет движения финансовых средств (БДФС). В рамках БДФС производится планирование расходов и доходов предприятия, собираются данные об исполнении плановых показателей. В качестве периода планирования принят месячный интервал. Средством связи, с помощью которого осуществляется оперативный сбор данных из филиалов, является электронная почта. Разработка структуры бюджета, составление и утверждение бюджетных показателей входит в функции одного из подразделений в составе исполнительного аппарата - бюджетного отдела.
Большинство расчетов АО "Пермэнерго" осуществляется централизованно через исполнительный аппарат. На его расчетные счета поступают платежи за реализованную энергию и другую продукцию, с них же выполняется большинство расчетов с поставщиками и подрядчиками предприятия. Небольшая часть расчетов осуществляется непосредственно филиалами - выплата заработной платы, налогов и т.д. Контроль финансовых потоков входит в обязанности казначейства, которое также является подразделением исполнительного аппарата. Расчеты могут выполняться как деньгами в безналичной форме, так и ценными бумагами. С целью контроля расходования средств в исполнительном аппарате используется система заявок на выполнение платежа, которая действует следующим образом. В рамках БДФС центрам финансовой ответственности (ЦФО) выделяются средства на расчеты с контрагентами. На сумму выделенных средств ЦФО оформляет заявки на платеж, прикладывая к ним оправдательные документы. В заявке в обязательном порядке проставляется обозначение статьи БДФС. После того, как заявка будет подписана ответственными лицами, контролирующими расходование средств, она передается в казначейство, которое занимается перечислением средств контрагенту.
Таким образом, в казначействе накапливаются оперативные данные о расходовании средств исполнительным аппаратом в разрезе статей БДФС. На основании этих данных легко могут быть определены фактические показатели расходной части бюджета.
Проблемы сбора фактических показателей бюджета
Как уже было сказано, оперативный учет в казначействе позволяет получить фактические показатели расходной части БДФС. Сложнее обстоит дело с доходной частью, т.к. казначейство не располагает документами, позволяющими точно определить, в оплату какой продукции или услуги получены деньги. При получении средств сотрудникам казначейства доступна только информация, содержащаяся в поле "Назначение платежа" платежного документа, но она не всегда позволяет правильно идентифицировать принадлежность суммы. Поэтому данные о структуре денежных поступлений из документов, поступающих в казначейство, можно получить только приблизительно.
До 2004 эта проблема решалась следующим образом. По окончании периода планирования по запросу казначейства бухгалтерия предоставляла сводный журнал-ордер по расчетным счетам исполнительного аппарата. Но классификация активов в бухгалтерии часто не совпадала с принятой для бюджета, т.е. показатели доходной части можно было определить лишь приблизительно.
Также существовала проблема оперативного получения отчета об исполнении бюджета филиалами, т.к. в филиалах не используется система заявок, и учет движения финансовых средств ведется только в бухгалтерии. Следовательно, сохраняется проблема различий в классификации активов в бюджете и бухгалтерском учете.
Еще одной важной проблемой было отсутствие взаимосвязи между системами бюджетирования и бухгалтерского учета, что приводило к существенным различиям в отчетных показателях финансового управления и бухгалтерии.
Необходимость интеграции систем бюджетирования и бухгалтерского учета
Решением описанных выше проблем стала интеграция систем бюджетирования и бухгалтерского учета, а именно, переход к получению отчета об исполнении бюджета по данным бухгалтерии. Такая интеграция позволила:
Исследования были выполнены специалистами компании ЗАО "Геликон Про", имеющей значительный проектный опыт по автоматизации систем бухгалтерского учета и бюджетирования.
Исследование взаимосвязей между бухгалтерией и финансовым управлением
На первом этапе исследования были составлены схемы движения документов при отражении операций с финансовыми средствами в бухгалтерском учете. Схемы позволили оценить оперативность поступления данных в бухгалтерию.
Оперативность поступления данных в бухгалтерию
В части учета расходов с момента осуществления платежа до момента выполнения бухгалтерской проводки проходит 2 дня. В течение первого дня бумажные экземпляры документов доставляются из банков в бухгалтерию. Еще один день требуется для обработки полученной информации, т.к. объемы данных достаточно велики.
Ситуация с платежными документами о финансовых поступлениях несколько иная. Как и в случае обработки расходных платежных документов, один день требуется на получение информации из банков, еще один день - на выполнение бухгалтерских проводок. Но в данном случае информация об оплате реализованной энергии требует корректировки бухгалтерией сбытовой компании, т.к. учет договоров на поставку энергии ведется там. Передача платежных документов в сбытовую компанию и получение справки о распределении поступлений по видам оплаченной продукции занимает около 3 дней. Таким образом, от момента поступления средств на расчетные счета до отражения этого факта в бухгалтерии исполнительного аппарата проходит 5 дней.
Таким образом, различия в оперативности поступления данных в казначейство и бухгалтерию не являются критичными для задачи получения отчета об исполнении бюджета.
Соответствие структуры бюджета и учета в бухгалтерии
На следующем этапе оценивалась достаточность детализации данных на синтетических и аналитических счетах бухгалтерского учета для целей заполнения фактической части бюджета.
Движения финансовых средств в бухгалтерском учете отражаются на счетах 50, 51, 55, 58 в корреспонденции со счетами 60, 62, 70, 76, 79, 91. Таким образом, для целей сбора фактического исполнения БДФС достаточно рассмотреть эти счета.
В АО "Пермэнерго" на рассматриваемых счетах используется система кодов аналитического учета (КАУ),
позволяющая углубить классификацию активов. Например, приобретаемые ТМЦ можно разделить на
горюче-смазочные и прочие материалы. Для упорядочения системы аналитических счетов используется
семизначный кодификатор, в котором первые две цифры обозначают балансовый счет, следующие две
цифры - субсчет, оставшиеся три - код КАУ. Таким образом, приобретение канцтоваров в бухгалтерском
учете отражается по аналитическому счету с кодом 6010100, который расшифровывается следующим образом:
60***** - счет "Расчеты с поставщиками и подрядчиками",
**10*** - субсчет "Расчеты за приобретенные ТМЦ",
****100 - КАУ "Расчеты за прочие материалы".
Учет для рассматриваемых счетов ведется также в разрезе
наименований контрагентов, номеров договоров и счетов-фактур.
Сопоставление структуры БДФС и плана счетов проводилось "от статьи", т.е. сначала определялось экономическое содержание статьи бюджета, а затем соответствующие синтетический и аналитический счета бухгалтерского учета.
В результате исследования были выявлены две основные проблемы, мешающие организовать сбор показателей фактической части бюджета по данным бухгалтерского учета.
|
|
|
||||
|---|---|---|---|---|---|
|
|
Код статьи | Наименование статьи | |||
| ... | |||||
| 60 | Расчеты с поставщиками и подрядчиками |
|
|||
| 60 | 10 | Расчеты за ТМЦ | |||
| 60 | 10 | 001 | За приобре- тенные матери- алы |
04.01.08.01 | Материалы производственного назначения |
| 04.01.10.02.09 | Оплата расходов по охране труда | ||||
| 04.01.10.03.09 | Общехозяйственные и канцелярские расходы | ||||
| 60 | 10 | 002 | ГСМ | 04.01.08.02 | ГСМ |
| ... | |||||
| 60 | 30 | Расчеты по услугам | |||
| 60 | 30 | ... | |||
| 60 | 30 | 007 | Расчеты по прочим услугам | 04.01.10.02.09 | Оплата расходов по охране труда |
| 04.01.10.03.01 | Услуги банков | ||||
| 04.01.10.03.02 | Услуги аудиторские | ||||
| 04.01.10.03.08 | Услуги юридические, нотариальные, судебные | ||||
| ... | |||||
| 71 | 02 | Расчеты по общехозяйственным расходам | 04.01.10.03.09 | Общехозяйственные и канцелярские расходы | |
Рис.1. Взаимосвязь между счетами и КАУ бухгалтерского учета и статьями БДФС до модификации
Во-первых, структура БДФС требовала гораздо более детальной классификации активов, чем та, что существовала на счетах бухгалтерского учета на тот момент. Например, для БДФС важно разделять расчеты за услуги юридические и нотариальные, консультационные, аудиторские и т.д., в бухгалтерском же учете они объединены в одном КАУ "Расчеты за прочие услуги" (рис.1).
Во-вторых, проблема синхронизации двух видов учета заключается в том, что в рамках управленческого учета активы делятся не по видам, а по целям, для которых они были приобретены. Например, в рамках средств, отпущенных на благотворительные цели можно приобретать товары для детского сада или оплачивать услуги стороннего автотранспорта, возившего детей из этого детского сада на экскурсию. В первом случае расходование средств следует отразить на субсчете учета ТМЦ, во втором - на субсчете учета услуг. На рис.1 такая ситуация показана для расходов по охране труда: платежи по статье "Оплата расходов на охрану труда" учитываются на счете 60/10 КАУ "За приобретенные материалы" и счете 60/30 КАУ "Расчеты по прочим услугам".
Синхронизация систем бюджетирования и бухгалтерского учета
Для синхронизации систем бюджетирования и бухгалтерского учета специалистами "Геликон Про" было предложено совместить функции обоих видов учета в одном плане счетов, а именно модифицировать систему аналитических счетов КАУ. Конечно, этот способ не единственный, но у него есть ряд существенных преимуществ. Во-первых, система КАУ является внутренней системой учета для предприятия, поэтому она достаточно легко может быть адаптирована под его нужды. Действительно, в нормативных документах не содержится требований, регламентирующих аналитический учет по таким объектам, напротив, "Инструкция по применению плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций" разрешает организации открывать аналитические счета в соответствии со своими потребностями. Во-вторых, число КАУ ограничено и, поэтому, в них легче ориентироваться. Для сравнения, можно ставить в соответствие статье не КАУ, а предмет договора, определенный список договоров или контрагентов и т.д. Но при реализации такого подхода возникают спорные моменты, когда, например, у одного и того же контрагента приобретаются ценности, которые должны быть распределены по разным статьям бюджета, а это весьма вероятно, т.к. предмет договора обычно является видом актива. Кроме того, множество контрагентов и договоров постоянно растет, а количество КАУ выбирается предприятием, исходя из собственных нужд, и может быть легко регламентировано. Таким образом, связь бухгалтерского плана счетов с БДФС удобнее строить, используя систему КАУ.
Учет в новом плане счетов
По результатам сопоставления со статьями бюджета были выявлены КАУ, включающие платежи более, чем по одной статье бюджета. Эти КАУ были заменены необходимым числом новых КАУ. Например, для описанного выше примера с видами услуг были введены КАУ "Юридические, нотариальные и судебные услуги", "Аудиторские услуги" и т.п. При этом предложено было ввести новый сквозной кодификатор для КАУ. Использование такого кодификатора предполагает отделение системы КАУ от системы счетов, что дает возможность делать проводки с одним и тем же КАУ по разным субсчетам (рис.2). Например, при такой системе КАУ "Расходы на охрану труда" можно использовать как для счета 60/10, где учитывается приобретение материалов, так и для счета 60/30, где учитывается приобретение услуг. При таком унифицированном подходе проще становится задача увязки объектов плана счетов со статьями БДФС, т.к. в этом случае нет необходимости отслеживать наименование счетов, по которым были сделаны бухгалтерские проводки (рис.3), требуется вводить меньшее число
| КАУ | Статьи БДФС | ||
|---|---|---|---|
| Код статьи | Наименование статьи | ||
| 001 | Материалы производственного назначения | 04.01.08.01 | Материалы производственного назначения |
| 002 | ГСМ | 04.01.08.02 | ГСМ |
| 003 | Расходы на охрану труда | 04.01.10.02.09 | Оплата расходов по охране труда |
| 004 | Канцелярские и общехозяйственные расходы | 04.01.10.03.09 | Общехозяйственные и канцелярские расходы |
| ... | |||
| 026 | Услуги банков | 04.01.10.03.01 | Услуги банков |
| 027 | Услуги аудиторские | 04.01.10.03.02 | Услуги аудиторские |
| 012 | Услуги юридические, нотариальные и судебные | 04.01.10.03.08 | Услуги юридические, нотариальные, судебные |
Рис.2. Вариант модификации плана счетов со сквозным кодификатором КАУ
| Вид расхода - Расходы на охрану труда | Сквозной кодификатор | Существующий кодификатор |
|---|---|---|
| Отражение в бухгалтерском учете | Дт 60/10 (КАУ «003. Расходы на охрану труда») - Кт 51 Дт 60/30 (КАУ «003. Расходы на охрану труда») – Кт 51 |
Дт 60/10 (КАУ «003. Материалы на охрану труда») – Кт 51 Дт 60/30 (КАУ «009. Услуги на охрану труда») – Кт 51 |
| Расчет показателя для БДФС | Дт * (КАУ «003. Расходы на охрану труда») - Кт 51 | Дт 60/10 (КАУ «003. Материалы на охрану труда») – Кт 51 Дт 60/30 (КАУ «009. Услуги на охрану труда») – Кт 51 |
Рис.3. Примеры выполнения бухгалтерских проводок с использованием сквозного кодификатора
| План счетов | Статьи БДФС | ||||
|---|---|---|---|---|---|
| Код статьи | Наименование статьи | ||||
| ... | |||||
| 60 | Расчеты с поставщиками и подрядчиками | ||||
| 60 | 10 | Расчеты за ТМЦ | |||
| 60 | 10 | 001 | Материалы производственного назначения | 04.01.08.01 | Материалы производственного назначения |
| 60 | 10 | 002 | ГСМ | 04.01.08.02 | ГСМ |
| 60 | 10 | 003 | Материалы по охране труда | 04.01.10.02.09 | Оплата расходов по охране труда |
| 60 | 10 | 004 | Канцелярские товары | 04.01.10.03.09 | Общехозяйственные и канцелярские расходы |
| 60 | 10 | ... | |||
| ... | |||||
| 60 | 30 | Расчеты по услугам | |||
| 60 | 30 | ... | |||
| 60 | 30 | 009 | Услуги по охране труда | 04.01.10.02.09 | Оплата расходов по охране труда |
| 60 | 30 | 010 | Услуги банков | 04.01.10.03.01 | Услуги банков |
| 60 | 30 | 011 | Услуги аудиторские | 04.01.10.03.02 | Услуги аудиторские |
| 60 | 30 | 012 | Услуги юридические, нотариальные и судебные | 04.01.10.03.08 | Услуги юридические, нотариальные, судебные |
| ... | |||||
| 71 | 02 | Расчеты по общехозяйственным расходам | 04.01.10.03.09 | Общехозяйственные и канцелярские расходы | |
Рис.4. Взаимосвязь счетов и КАУ бухгалтерского учета со статьями БДФС после модификации
Таким образом, модифицированный план счетов позволяет вести бухгалтерский учет со степенью детализации, достаточной для получения значений показателей исполнения БДФС, т.е. система управленческого учета оказывается "встроенной" в план счетов бухгалтерского учета.
Оптимизация документооборота
Итак, модификация плана счетов позволяет вести бухгалтерский учет с необходимой степенью детализации. Однако вероятной остается ситуация расхождения данных о структуре расходуемых средств в бухгалтерии и казначействе. В самом деле, казначейство ведет учет выплат в разрезе статей БДФС, бухгалтерия же при выполнении проводки делает выбор счета и КАУ по информации, содержащейся в поле "Назначение платежа". Не являясь специалистом по бюджетированию, сотрудник бухгалтерии может отнести платеж к КАУ, который не соответствует нужной статье бюджета.
Решить данную проблему удалось, модифицировав документооборот между бухгалтерией и казначейством в части учета расходов организации. На момент исследования взаимодействие между казначейством и бухгалтерией заключалось в том, что казначейство передавало в бухгалтерию копии оправдательных документов, приложенных к заявке. На основании этих документов, а также сведений, указанных в поле "Назначение платежа" платежных документов, сотрудник бухгалтерии принимал решение о выполнении проводки на те или иные синтетические и аналитические счета бухгалтерского учета. По сути, бухгалтерия, идентифицируя платеж, второй раз выполняла работу, которую уже проделали в казначействе. Естественным представляется организовать передачу информации из казначейства в бухгалтерию, что позволяет избежать разночтений в данных этих подразделений, а также снизить трудозатраты бухгалтерии на определение допустимых счета и КАУ.
Справочник соответствия статей БДФС и КАУ бухгалтерского учета
С этой целью был разработан справочник соответствия статей БДФС счетам и КАУ бухгалтерского учета (рис.5,6), позволяющий с помощью быстрого поиска определить счет и КАУ бухгалтерского учета по статье БДФС и наоборот. Компанией "Геликон Про" было разработано программное обеспечение, интегрированное с системой бухгалтерского учета и позволяющее быстро производить поиск и занесение в базу данных необходимой информации. Был разработан регламент использования справочника, суть которого состоит в следующем.
| Статья БДФС | Допустимые счета и КАУ бухгалтерского учета | |||
|---|---|---|---|---|
| Счет | Субсчет | КАУ | ||
| 04.01.10.02.09 | Оплата расходов по охране труда | 60 | 10 | 003. Материалы на охрану труда |
| 60 | 30 | 009. Услуги по охране труда | ||
| 04.01.10.03.01 | Услуги банков | 60 | 30 | 010. Услуги банков |
| 04.01.10.03.02 | Услуги аудиторские | 60 | 30 | 011. Услуги аудиторские |
| ... | ||||
| 04.01.10.03.08 | Услуги юридические, нотариальные, судебные | 60 | 30 | 012. Услуги юридические, нотариальные, судебные |
| 04.01.10.03.09 | Общехозяйственные и канцелярские расходы | 60 | 10 | 004. Канцтовары |
| 71 | 02 | |||
Рис. 5. Определение допустимых корреспонденций бухгалтерских счетов по коду статьи БДФС
Сотрудники казначейства обязаны проставлять на оправдательных документах коды расходных статей бюджета. Получив документы с кодом статьи бюджета, с помощью автоматизированной системы сотрудник бухгалтерии производит поиск разрешенных в рамках данной статьи счета и КАУ бухгалтерского учета (рис. 5), выбирает нужную пару и выполняет проводку. Например, произведя поиск в справочнике по коду, соответствующему статье БДФС "Аудиторские услуги", бухгалтер определяет, что для отражения этого вида расхода имеется единственная разрешенная пара "счет 60/30 - КАУ 6030019 "Аудиторские услуги". Именно с такой корреспонденцией бухгалтер и должен выполнить проводку.
Т.к. с течением времени и структура бюджета, и потребности бухгалтерского учета могут изменяться, необходимо предусмотреть возможность дополнения и изменения справочника. С этой целью был разработан регламент дополнения и изменения справочника, описывающий действия ответственных лиц в случае необходимости корректировки как со стороны бухгалтерии, так и со стороны финансового управления. Так, для предыдущего примера, если по каким-либо причинам бухгалтер сочтет невозможным выполнение проводки с указанной корреспонденцией, он должен сообщить об этом ответственному лицу со стороны бухгалтерии. После чего ответственный сотрудник бухгалтерии и ответственный сотрудник финансового управления, действуя в соответствии с регламентом, произведут необходимую корректировку справочника. Использование регламента обеспечивает согласованную работу сотрудников обоих подразделений.
| Счета и КАУ бухгалтерского учета | Статья БДФС | |||
|---|---|---|---|---|
| Счет | Субсчет | КАУ | ||
| 62 | 10 | 01.01.01.01 | Поступления от реализации электроэнергии | |
| 62 | 11 | 01.01.01.02 | Поступления от реализации теплоэнергии | |
| ... | ||||
| 76 | 08 | 002. Аренда | 01.01.06 | Поступления от сдачи имущества в аренду |
Рис. 6. Определение статьи БДФС по счету бухгалтерского учета
Этот же справочник используется при отражении в учете информации о финансовых поступлениях (рис.6). Единственное отличие состоит в том, что в этом случае приоритет в определении природы платежа принадлежит сотрудникам бухгалтерии, а справочник соответствий используется казначейством при сборе фактических показателей БДФС. Кроме того, разработка справочника позволила автоматически рассчитывать фактические показатели БДФС на основании данных бухгалтерии.
Результаты проекта
Таким образом, интеграция систем бюджетирования и бухгалтерского учета включает два этапа: модификацию плана счетов и организацию документооборота. Реализация проекта позволила:
Капитал CSE
система управления предприятием
Ознакомьтесь с возможностями системы или скачайте демоверсию
Перейти к описанию контуров Капитал CSE
